Question 1

Comment enregistrer un paiement sur une facture ?

Accepted Answer

Depuis le détail de chaque facture, un bouton vous permet d'ajouter un paiement en quelques secondes. Vous renseignez le montant reçu, la date du règlement et le mode de paiement utilisé (virement, chèque, carte bancaire, espèces). Le logiciel met immédiatement à jour le statut de la facture et recalcule le solde restant dû. Si le montant couvre l'intégralité de la facture, elle passe automatiquement au statut « Réglée ».

Question 2

Puis-je enregistrer plusieurs paiements partiels sur une même facture ?

Accepted Answer

Oui, Invoicer gère parfaitement les paiements échelonnés. Vous pouvez enregistrer autant de paiements partiels que nécessaire sur une même facture, chacun avec sa propre date et son mode de règlement. Le solde restant dû est recalculé automatiquement après chaque versement. L'historique complet des paiements est consultable à tout moment depuis le détail de la facture, offrant une traçabilité totale pour votre comptabilité.

Question 3

Comment identifier rapidement mes factures impayées ?

Accepted Answer

Le tableau de bord met en évidence les factures en attente de paiement et celles en retard avec le nombre de jours de dépassement. Vous pouvez également filtrer la liste de vos factures par statut de paiement pour afficher uniquement les documents impayés ou partiellement réglés. Le montant total des impayés est calculé automatiquement, vous donnant une vision claire de votre exposition financière. Cette visibilité vous permet de prioriser vos relances et de maintenir un flux de trésorerie sain.

Question 4

Les données de paiement sont-elles utiles pour ma déclaration URSSAF ?

Accepted Answer

Pour les auto-entrepreneurs et micro-entrepreneurs, l'URSSAF demande de déclarer le chiffre d'affaires effectivement encaissé (et non simplement facturé). Le suivi des paiements d'Invoicer vous fournit exactement cette information : le total des règlements reçus sur la période déclarative, qu'elle soit mensuelle ou trimestrielle. Vous pouvez consulter ce montant directement depuis le tableau de bord ou l'exporter pour vos archives. C'est un gain de temps et de fiabilité considérable par rapport au suivi manuel sur tableur.

Question 5

Quels modes de paiement sont pris en charge ?

Accepted Answer

Invoicer permet d'enregistrer les paiements quel que soit le mode de règlement utilisé par votre client : virement bancaire, chèque, carte bancaire, espèces ou tout autre moyen de paiement. Le mode de règlement est enregistré à titre informatif avec chaque paiement pour faciliter le rapprochement bancaire et la traçabilité comptable. Cette flexibilité vous permet de gérer l'ensemble de vos encaissements dans un seul outil, quel que soit le mode de paiement privilégié par vos clients.

Question 6

Puis-je exporter mes données de paiement pour mon expert-comptable ?

Accepted Answer

Oui, les données de facturation et de paiement sont exportables pour être transmises à votre expert-comptable ou intégrées dans votre logiciel de comptabilité. L'export contient les informations essentielles : numéro de facture, date, montant, date de paiement et mode de règlement. Votre expert-comptable dispose ainsi de toutes les données nécessaires pour effectuer le rapprochement bancaire et les écritures comptables sans ressaisie manuelle. Cela réduit les honoraires comptables et minimise les risques d'erreur.

Question 7

Comment gérer un trop-perçu ou un remboursement ?

Accepted Answer

Si un client vous verse un montant supérieur au montant de la facture, ou si vous devez procéder à un remboursement, la bonne pratique consiste à émettre un avoir depuis la facture concernée. L'avoir vient compenser le trop-perçu et rétablit l'équilibre comptable entre les sommes facturées et les sommes encaissées. Cette approche est conforme aux règles de facturation française et garantit une traçabilité parfaite dans vos documents comptables.

Question 8

Le suivi des paiements remplace-t-il un logiciel de comptabilité ?

Accepted Answer

Non, Invoicer est un logiciel de facturation avec suivi des paiements, mais il ne remplace pas un logiciel de comptabilité certifié pour les entreprises qui y sont soumises. Il constitue en revanche un excellent complément qui simplifie la collecte des données financières et leur transmission au comptable. Pour les auto-entrepreneurs qui ne sont pas tenus de tenir une comptabilité en partie double, le suivi des paiements d'Invoicer couvre largement les besoins de gestion et de déclaration quotidiens.

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