Question 1

Puis-je importer mes clients existants dans Invoicer ?

Accepted Answer

Vous pouvez créer vos fiches clients manuellement ou les ajouter au fil de l'eau lors de la création de vos premiers devis et factures. La saisie est rapide grâce à l'auto-complétion et aux champs pré-remplis. En quelques minutes, votre base clients est opérationnelle et prête à être utilisée pour votre facturation quotidienne.

Question 2

Comment fonctionne l'historique des documents par client ?

Accepted Answer

Chaque document créé dans Invoicer (devis, facture, avoir, bon de livraison) est automatiquement lié au client concerné. En ouvrant une fiche client, vous accédez à l'onglet historique qui affiche tous les documents triés par date. Vous pouvez filtrer par type de document ou par période, et accéder directement au détail de chaque pièce. C'est un gain de temps considérable pour le suivi de votre activité de freelance ou de micro-entreprise.

Question 3

Quelle est la différence entre une entreprise et un contact ?

Accepted Answer

Une entreprise représente la structure juridique de votre client : raison sociale, SIRET, adresse de facturation, conditions de paiement. Un contact est une personne physique rattachée à cette entreprise : nom, prénom, email, téléphone. Vous pouvez associer plusieurs contacts à une même entreprise, ce qui est particulièrement utile lorsque vous travaillez avec des sociétés ayant plusieurs interlocuteurs. Les factures et devis sont émis au nom de l'entreprise, mais vous pouvez les adresser à un contact spécifique.

Question 4

Les catégories clients sont-elles personnalisables ?

Accepted Answer

Oui, entièrement. Vous créez vos propres catégories selon les critères qui ont du sens pour votre activité : type de client, secteur, localisation, fréquence de facturation, etc. Chaque entreprise peut être assignée à une ou plusieurs catégories. Vous pouvez ensuite filtrer votre liste clients par catégorie pour retrouver rapidement un segment particulier. C'est un outil simple mais puissant pour organiser votre portefeuille, que vous soyez auto-entrepreneur avec quelques clients ou TPE avec un portefeuille plus large.

Question 5

Puis-je ajouter des informations spécifiques à mes fiches clients ?

Accepted Answer

Invoicer propose des champs personnalisés qui vous permettent d'ajouter toute information complémentaire à vos fiches entreprises et contacts. Numéro de contrat, date de renouvellement, référence interne du client : vous définissez les champs dont vous avez besoin. Ces informations enrichissent vos fiches sans encombrer l'interface et sont disponibles lors de la création de vos documents. C'est un moyen efficace d'adapter le logiciel de facturation à votre façon de travailler.

Question 6

Comment retrouver rapidement un client parmi des centaines ?

Accepted Answer

La recherche intégrée vous permet de trouver un client en tapant les premières lettres de son nom, de sa raison sociale ou même de son numéro SIRET. Les filtres avancés vous laissent affiner par catégorie, par statut ou par période d'activité. Le résultat s'affiche instantanément, même avec une base de plusieurs centaines d'entreprises. Invoicer est conçu pour rester rapide et fluide quelle que soit la taille de votre portefeuille clients.

Question 7

L'historique client est-il utile pour ma comptabilité ?

Accepted Answer

Absolument. L'historique centralisé par client est un atout majeur pour votre gestion comptable. Lors de la préparation de vos déclarations de TVA ou de votre bilan annuel, vous pouvez extraire facilement le total facturé par client, vérifier les paiements reçus et identifier les impayés. En cas de contrôle fiscal, vous disposez d'une traçabilité complète de chaque transaction. Pour un freelance ou un indépendant, c'est une sécurité appréciable qui simplifie considérablement les échanges avec votre comptable.

Question 8

Puis-je gérer des clients particuliers (sans SIRET) ?

Accepted Answer

Oui, Invoicer gère aussi bien les clients professionnels que les particuliers. Pour un client particulier, vous créez simplement une fiche avec ses coordonnées sans renseigner de SIRET ni de numéro de TVA intracommunautaire. Les factures seront alors émises avec les informations adaptées. Cette flexibilité est particulièrement utile pour les auto-entrepreneurs et freelances qui facturent à la fois des entreprises et des particuliers.

Question 9

Quelle est la différence entre catégories et étiquettes ?

Accepted Answer

Les catégories et les étiquettes sont deux outils complémentaires pour organiser votre portefeuille clients. Une catégorie est un classement unique et exclusif : chaque entreprise appartient à une seule catégorie (par exemple « Secteur alimentaire » ou « BTP »). Les étiquettes, en revanche, sont des labels que vous cumulez librement sur une même entreprise : « prioritaire », « export », « grand compte », « bio »… Un client peut porter autant d'étiquettes que nécessaire. En pratique, utilisez les catégories pour votre segmentation principale et les étiquettes pour qualifier finement chaque client selon des critères transversaux. Les deux servent également à cibler vos destinataires lors de l'envoi de documents.

Question 10

Puis-je créer des contacts sans les rattacher à une entreprise ?

Accepted Answer

Oui, Invoicer permet de créer des contacts indépendants qui ne sont rattachés à aucune société. C'est particulièrement utile pour vos interlocuteurs transversaux : un commercial qui suit plusieurs de vos clients, un comptable externe, ou un partenaire récurrent. Ces contacts peuvent être configurés comme destinataires automatiques pour certains envois de documents, soit pour tous vos envois, soit uniquement pour les sociétés d'un groupement ou portant une étiquette spécifique. Vous évitez ainsi de saisir manuellement les mêmes adresses email à chaque envoi.

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